Je bent er klaar voor. Je demo is tip top in orde, je hebt een aantal fans achter je staan, je bent goed vindbaar op internet dus je hebt iets te bieden. Je klapt je laptop open en begint met het schrijven van een e-mail. De reden van je e-mail kan van alles zijn. Misschien wil je je muziek promoten of de interesse wekken van een platenmaatschappij. Of misschien wil je juist contact opnemen met een radio station voor een interview. Hoe dan ook, je schrijft een e-mail en wilt hiermee iets behalen. Het schrijven van een e-mail die perfect aansluit bij de geadresseerde kan moeilijk zijn. Het moet kort en krachtig overkomen en in een paar alinea’s de interesse wekken van de lezer. Musicly helpt jou met een paar praktische tips.
Tien punten die sowieso in je e-mail moeten terugkomen
Er zijn een aantal punten die sowieso in je e-mail moeten terugkomen. Deze kun je gebruiken als een checklist. We zetten ze alvast voor je op een rijtje:
1. Aanhef: Dit kan zowel formeel als informeel (Geachte heer/ mevrouw … of: Beste … )
2. Datum: Als je een brief per post verstuurt moet je dit erbij zetten, maar in de e-mail staat het er natuurlijk al automatisch bij.
3. Korte biografie/ introductie van jezelf of je band: Niet meer dan een paar regels.
4. Wat je nu al te bieden hebt als muziekondernemer: Hoeveel fans heb je al? Heb je een album uitgebracht? Waar heb je zoal opgetreden? Heb je een eigen website of demo’s?
5. Artiestennaam en/ of naam van je band: Dit kun je het beste onderaan de e-mail zetten.
6. Je naam en/ of handtekening: Ook onderaan je brief of e-mail.
7. Jouw adres, e-mail adres en eventueel je logo
8. Jouw telefoonnummer en contactgegevens
9. Sluit je brief netjes af: Denk bijvoorbeeld aan; “Bedankt voor uw tijd en ik kijk uit naar uw reactie”
10. Links naar je website, youtube-video’s, facebook-pagina, etc.: Voeg deze toe onderaan je e-mail en zet er kort bij wat het precies is.
De toon van je brief
Als je eenmaal een organisatie of persoon hebt gevonden waar je contact mee op wil nemen, bijvoorbeeld een platenmaatschappij, een radio station of misschien een club, dan is het goed om te weten wat de organisatie zélf uitstraalt. Bekijk de website van de persoon of organisatie goed. Lees het aandachtig en rustig door. Probeer te ontdekken in welke toon ze schrijven. Komen de teksten op hun website formeel of informeel over? Probeer de brief dan in een vergelijkbare toon te schrijven en hier op aan te passen.
Introductie van jezelf
Hier kan misschien wel de meeste uitdaging in zitten. Het is aan te raden je brief kort en krachtig te houden, zodat degene die het leest niet snel zal afhaken. Gebruik daarom korte zinnen en schrijf niet al te lange alinea’s. Hoe korter je jezelf of je band kunt omschrijven, hoe beter het is. Grote platenmaatschappijen ontvangen wel zo’n 100 demo’s per dag. Daarom is het belangrijk dat jouw brief er meteen uitspringt.
Omschrijf in twee of drie zinnen wat jij allemaal al te bieden hebt als muziekondernemer. Vertel over je promotie-activiteiten, je website of je Facebook-pagina, je video’s op Youtube, de albums die je al hebt verkocht of de shows en optredens die je al hebt gedaan of zijn geboekt. Denk aan alles wat een platenlabel, club of organisatie interessant zou vinden. Vergeet ook niet te vertellen waarom jouw muziek zo uniek is. Wat maakt jouw band zo speciaal? Waarom moet de platenmaatschappij JOU aannemen? Of waarom moet een radio station JOU boeken voor een interview? Het is daarom goed om te weten wat jouw originaliteit is. Waarom is jouw muziek anders dan dat van anderen?
Trek de aandacht
Veel platenmaatschappijen, clubs en studio’s zijn bedrijven die zich richten op winst, dus ze moeten iets in jou kunnen zien. Er zijn echter ook genoeg kleinere organisaties en maatschappijen die op zoek zijn naar origineel en uniek talent. Zorg er daarom voor dat je precies weet wat voor een maatschappij of organisatie het is waar je contact mee opneemt. Lees de richtlijnen goed door voor het inzenden van demo’s bijvoorbeeld. Probeer extra nadruk te leggen op jouw originaliteit en waarom jij als muziekondernemer zo uniek bent. Met creativiteit kun je een heel eind komen!
Laat je e-mail door iemand anders lezen
Als de inhoud van je brief compleet is, dan is het natuurlijk verstandig om je brief meerdere keren te controleren op taal- en spellingfouten. Laat het ook door iemand anders lezen. Vraag hoe het over komt en probeer de kritiek die je krijgt als opbouwend te zien.
Als je je e-mail hebt verstuurd en je hebt na ongeveer een week nog steeds geen antwoord gehad, dan kun je alsnog een belletje plegen of ze de mail wel hebben ontvangen. Zo ja, vraag dan even wat ze ervan vonden. Bij platenmaatschappijen moet je hier wel mee oppassen, want een sommigen willen dit juist niet. Dit kun je allemaal terugvinden op hun website.
Een negatief antwoord is in ieder geval een antwoord!
Misschien krijg je geen antwoord, of krijg je juist een negatief antwoord. Geen probleem! Ga gewoon door! Veel beroemde artiesten, kunstenaars en auteurs zijn meerdere keren afgekeurd voordat ze ontdekt werden. Als je een negatief antwoord krijgt dan zou je het juist positief kunnen opnemen. Ze hebben in ieder geval de moeite genomen om je brief door te lezen, naar je demo te luisteren en je een e-mail terug te schrijven! Dat gebeurt niet altijd en nogmaals; feedback kun je zien als opbouwende kritiek.
Dus lieve muziekondernemers, begin vandaag nog aan je e-mail! Je kunt hier een aantal voorbeelden doorlezen:
Succes!
